どうも、グラントです。
前回、残業ルールというものを作りました。
その過程で中長期のやることリストを作ったほうがいいのではないか、と思いついたのです。
キリが悪いところで帰る日もあるでしょうから、翌日何をやるか忘れないために。
そして何より、決まった時間で帰るためには業務の優先度を考えながら1日を過ごさなきゃいけません。
と、いうわけで、業務の優先度はどうやって決めようかというのが今回のテーマです。
優先度の因数分解
優先度とひとことでいっても判断基準が多すぎて何とも言えません。
時と場合、観点の違いで優先度って変わってしまいます。
なので3つの観点から点数をつけてみることにしました。
ここで用いるのは「集中度・重要度・緊急度」の3つです。
集中度
集中度とは、その業務を行うにあたってどれだけの集中力が求められるかという指標です。
頭を使って考えなきゃいけないものなのか。
雑談しながらでもできる手作業なのか。
そんな感じで判断します。
具体的にはこんな感じ。
①朝の静かな時間にじっくり取り組む(2時間)
②午後イチに短時間でサクッと取り組む(1時間)
③webセミナーでも見ながらできる作業系
①について。
これは周りの人に邪魔されず、じっくり考えながらやりたいものです。
お昼前とか夕方になるとチーム内でも雑談が始まります。
おしゃべり自体は好きですが、話しながらではできるものも限られます。
特に集中力が求められる難解な業務は、じっくり、静かに取り組むのが吉です。
例えば、周りの人より1,2時間早く出社して取り組むとか。
②は①ほどではないけども、それなりの集中力は求められるもの。
そういうのはお昼休み明け、一旦気持ちがリセットされたあとにサクッとやってしまいましょう。
このタイミングなら比較的集中しやすいはずです。
③は①と②のおまけ作業でしょうか。
頭を使うところは終わってあとは手を動かすだけ、という感じ。
そういうのは片耳でwebセミナー見ながらとかでもいいですね。
ものによりますけど。
重要度
重要度は成果物に求められるクオリティや、仕事への直結具合を表す指標。
外部へ提出するから数字のミスなどが許されないものなのか。
それとも自分が使うだけだからある程度適当でいいものなのか。
成果物の中味に求められるクオリティです。
具体的には以下の通り。
①外部への提出資料など、ミスに対する許容度が厳格なもの
②将来的に役に立つもの
③自分がやりたいだけのもの
①はめっちゃ重要です。
何より重要。
特に経理なんて数字が命ですから。
集計の仕方を間違えた資料なんか送ろうもんなら天罰が下ります。
本当そのレベル。
たぶん。
期限ギリギリで何とか終わらせた…
みたいな資料は大抵ミスしてるものなので見直しは必須。
てことでゆとりを持って進めましょう。
②は次の定例業務までに取り組んでおきたいこと。
例えば次の決算までにやっておきたいこととか。
次までにやっておけばいいものだから、キリが悪いって理由で残業してまでやる必要はなし。
かといってやらなきゃいけないものだから重要ではある。
そんな感じ。
③は自己満足的な側面も含むものでしょうか。
仕事に関わる勉強とか。
やれば得するけど、やらなくても問題はない。
緊急度
緊急度とは、対象物を提出すべき期日までのタイムリミットのことです。
①期日が1週間以内
②期日が1ヶ月以内
③期日が特にない
①なんかは優先度に直結しますからね。
何よりも先に終わらせなきゃいけません。
②は今すぐではないけど、1ヶ月以内には終わってると望ましいもの。
③は提出の必要がないものですね。
整理整頓とか。
ファイリングとか。
いつまでという決まりはないけど、いつかはやらなきゃいけないもの。
仕事本体というより付随する作業系です。
「中長期やることリスト」の効果を倍増させる方法
「今日やることリスト」と併用する
経理の仕事はルーティーンワークが多いのです。
毎月同じタイミングで同じ業務をこなします。
ルーティーンの中でも支払いとか、納税は特に、絶対忘れちゃダメ。
これも天罰下ります。
やり忘れを防ぐために「今日やることリスト」
も作ってます。
これと併用すれば効果大。
「中長期リスト」にやるべきことが用意されていれば、ルーティーン間のスキマ時間でやるべきことに迷わずに済みます。
迷ってるのが何よりももったいないですから。
優先度以外の情報を加える
例えば優先度が同じものがいくつかある時、何から手をつけようか迷ってしまいます。
そんな時のために以下3つの情報を加えてみました。
・所要時間
・進捗度
・メモ
たとえ目安程度でも所要時間がわかれば、スキマ時間内でできるものを即決できます。
進捗度も何となくでも分かっていれば、全体のバランスを見てやるものを選べます。
メモ欄には次取り組む時にどこから始めるか、何となくのアイデアなどを書いておきます。
そうすれば次リストを開いた時にスムーズに作業を始められます。
他にも思い浮かぶものがあればリストに加えましょう。
優先度というひとことでも、因数分解のように要素を細かくしていけば色々な見方ができました。
やることリストをうまく使って、業務の効率UP目指してみます！
コメント